Im Dentallabor kommt es auf Präzision, Zuverlässigkeit und Schnelligkeit an. Eine digitale Auftragserfassung kann dabei helfen, diese Anforderungen zu erfüllen und Prozesse zu optimieren.
Warum ist eine digitale Auftragserfassung bedeutsam?
Viele Dentallabore berichten, dass sie keine Zeit haben, Aufträge beim Eingang zu erfassen. So laufen Arbeiten durchs Labor, ohne dass diese systematisch erfasst werden. Dies führt zu einer unübersichtlichen Arbeitsweise, in der Aufträge nicht geordnet bearbeitet werden. Daraus resultieren wiederum Verzögerungen und Fehler.
Eine digitale Auftragserfassung kann dabei helfen, diese Probleme zu lösen. Durch die Erfassung der Aufträge in einer Software wie der DENTAplus Dentalabrechnung wird eine klare Struktur geschaffen und die Übersichtlichkeit erhöht. Zudem können laborinterne und -externe Termine digital erfasst werden, sodass sie für jeden sichtbar sind. Damit lassen sich Endkontrollen, Einproben und Auslieferungen besser koordinieren.
Ein hohes finanzielles Risiko entsteht insbesondere bei Arbeiten, die zur Einprobe in die Zahnarztpraxis versendet werden und nicht wieder zurück ins Labor kommen. Wer diese Arbeiten nicht korrekt erfasst, vergisst möglicherweise die Abrechnung. Dies führt zu Umsatzeinbußen! Mit einer digitalen Auftragserfassung können Sie dieses Risiko minimieren. Sie stellen sicher, dass alle offenen Aufträge zurück ins Labor kommen und final abgerechnet werden.
Durch die digitale Erfassung der Aufträge wird auch die Leistungs- und Materialzuordnung vereinfacht. Sie erfassen einfach die zu erbringenden Leistungen und ordnen dem Auftrag direkt die verwendeten Materialien zu. Dies führt zu einer schnelleren und effektiveren Auftragsbearbeitung und unterstützt bei der Erfüllung der Medical Device Regulation (MDR).
Wie funktioniert eine digitale Auftragserfassung in Dentallaboren?
Die digitale Erfassung der Aufträge in Dentallaboren erfolgt über die DENTAplus Dentalabrechnung in der Professional-Version oder über die DENTAplus Auftragssteuerung. Beim Auftragseingang werden alle relevanten Daten wie Patientenname, Art der Arbeit und zu erbringende Leistungen erfasst. Dabei können die Daten aus dem Kostenvoranschlag in den Auftrag übernommen werden. Das spart viel Zeit und minimiert Fehler.
Die erfassten Daten werden dann im System gespeichert und können jederzeit eingesehen werden. Laborinterne und -externe Termine lassen sich ebenfalls digital erfassen. Für die Mitarbeiter werden sie dann auf Laborlaufzetteln oder mobilen Endgeräten sichtbar. So ist der Status der Aufträge jederzeit transparent. Zudem kann auf einfache Weise überprüft werden, ob alle Termine eingehalten, alle Leistungen erbracht und alle Materialien zugeordnet wurden.
Die digital erfassten Daten aus dem Auftrag fließen außerdem automatisch in die Rechnung ein. Dies minimiert den Aufwand bei der Rechnungsstellung deutlich. Ebenso können Fehler bei der Datenübernahme ausgeschlossen werden.
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Zukunftsperspektive: Telematikinfrastruktur in Dentallaboren
Aufträge und Rechnungen werden in Zukunft nur noch über die Telematikinfrastruktur versendet werden können (Einführung ab 2024 auch im Dentallabor). Somit ist die handschriftliche Übermittlung von Aufträgen in Zukunft nicht mehr möglich. Daten, die Sie über die Telematikinfrastruktur erhalten, können Sie schnell und unkompliziert in einen Laborauftrag umwandeln. Dies erleichtert die Auftragserfassung zusätzlich.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Digitalisierung im Dentallabor zahlreiche Vorteile mit sich bringt. Eine softwaregestützte Auftragserfassung und -verwaltung erhöht die Übersichtlichkeit, vereinfacht die Leistungs- und Materialzuordnung und sorgt für eine durchgängige Abrechnung aller abgeschlossenen Aufträge. Durch die digitale Erfassung von laborinternen und -externen Terminen sind diese für alle Mitarbeiter sichtbar. Dies wiederum vereinfacht die Planung und gewährleistet eine effiziente Abarbeitung. Auch die Möglichkeit, mobile Endgeräte am Technikerarbeitsplatz einzusetzen, erleichtert die Arbeit und sorgt für schnelle, reibungslose Abläufe.
Zusätzlich ermöglicht die Digitalisierung eine Auswertung und Nachverfolgung der Daten, was für eine höhere betriebswirtschaftliche Transparenz sorgt. Außerdem wird jede Arbeit – vom Kostenvoranschlag über den Auftrag bis zur Rechnungsschreibung – lückenlos dokumentiert.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Zukunftssicherheit. Da Aufträge in Kürze nur noch über die Telematikinfrastruktur versendet werden können, ist eine digitale Auftragserfassung und -verwaltung unerlässlich. Wer hier frühzeitig auf digitale Lösungen setzt, ist bereits im Vorfeld optimal auf diese Veränderung vorbereitet.
Insgesamt ist die Digitalisierung im Dentallabor ein wichtiger Schritt in Richtung Effizienz, Transparenz und Zukunftssicherheit. Es lohnt sich, in entsprechende Softwarelösungen zu investieren, um die Vorteile voll ausschöpfen zu können.
