Die ultimative Checkliste für eine erfolgreiche Personalzeiterfassung im Dentallabor
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in einem Grundsatzurteil klargestellt, dass die Arbeitszeit erfasst werden muss. Das BAG beruft sich dabei auf ein bereits im Mai 2019 gefälltes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). Schon vor drei Jahren hatte dieser im sogenannten Stechuhr-Urteil die Mitgliedsstaaten in die Pflicht genommen, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Das Gerichtsurteil betrifft nun auch alle Dentallabore, weshalb viele Inhaber nun auf der Suche nach einer passenden Lösung sind.
Wir haben für zahntechnische Betriebe eine ultimative Checkliste für die erfolgreiche Personalzeiterfassung im Dentallabor zusammengestellt.
Auswahl der richtigen Personalzeiterfassung im Dentallabor
Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse
Bevor Sie sich für eine Personalzeiterfassungslösung entscheiden, sollten Sie genau wissen, welche Funktionen und Features Sie benötigen. Denn nur so können Sie die Lösung finden, die wirklich perfekt zu Ihrem Dentallabor passt. Zu den wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, gehören:
- Wie viele Mitarbeiter haben Sie?
- Welche Art von Zeit Arbeit müssen erfasst werden? (z.B. reguläre Arbeitszeit, Überstunden, Pausen, etc.)
- Welche Arten von Zeiteinheiten müssen erfasst werden? (z.B. pro Tag, pro Woche, pro Monat)
- Brauchen Sie eine Lösung, die auch Urlaubs- und Krankheitszeiten erfassen kann?
- Benötigen Sie eine Lösung, die integrierbar ist mit Ihrer bestehenden Software z.B. Auftragssteuerung oder Dentalabrechnungssoftware?
- Suchen Sie nach einer webbasierten oder lokal installierten Lösung?
- Gibt es besondere Anforderungen, die Ihre Personalzeiterfassungslösung erfüllen muss? (z.B. Arbeitsumgebung im Dentallabor, Zugang von Mitarbeitern zu Computern)
Vergleichen Sie die verschiedenen Lösungen für Dentallabore
Sobald Sie wissen, welche Funktionen und Features Ihre ideale Personalzeiterfassungslösung haben sollte, können Sie sich an den Vergleich der verschiedenen Lösung am Markt machen. Dabei ist es wichtig, dass Sie nicht nur auf den Preis achten, sondern auch auf die Qualität und Zuverlässigkeit der Lösung. Ein guter Weg, um die verschiedenen Lösung am Markt zu vergleichen, ist es, sich die Meinung von anderen Kunden einzuholen oder mit den IT-Partnern seines Vertrauens zu sprechen.
Überprüfen Sie auch, ob es branchenspezifische Personalzeiterfassungslösungen gibt (wie z.B. DENTAplus Zeiterfassungs für Dentallabore). Diese sind speziell auf die Bedürfnisse von Praxis- und Dentallaboren zugeschnitten und spiegeln so ideal die Arbeitsabläufe im zahntechnischen Betrieb wieder.
Einrichtung der Lösung im Dentallabor
Die Personalzeiterfassung ist für Dentallabore unerlässlich, um den Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu behalten und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Allerdings ist sie auch ein komplexes Thema, bei dem es viele Aspekte zu beachten gibt. Um eine erfolgreiche Personalzeiterfassung im Dentallabor zu gewährleisten, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
– Zunächst muss die Software für die Zeiterfassung an die Bedürfnisse des Labors angepasst werden (Es gibt bereits Lösungen speziell für zahntechnische Betriebe die helfen können).
– Außerdem muss die Lösung an den Arbeitsbereich im zahntechnisches Labor angepasst sein. Für Mitarbeiter mit wenig Zugang zum Computer eignen sich Onlinelösungen genau so wenig wie Fingerabdruckscanner in staubiger Umgebung.
– Anschließend müssen die Mitarbeiter in die Nutzung der Software eingearbeitet und entsprechend geschult werden.
– Auch Regularien und gesetzliche Vorgaben müssen bei der Personalzeiterfassung berücksichtigt werden. Achten Sie darauf, dass es sich um eine deutsche Lösung handelt, um hier die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten.
Wenn diese Punkte berücksichtigt werden, ist eine erfolgreiche Personalzeiterfassung im Dentallabor gewährleistet.
Richten Sie die Lösung nach den Bedürfnissen Ihres Dentallabors ein
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen in den Stammdaten hinterlegt sind. Hier erspart Ihnen eine gute Vorarbeit spätere Kopfschmerzen. Fragen Sie sich:
• Sind alle Mitarbeiter eingetragen?
• Sind keine Doppelbuchungen vorhanden?
• Stimmen die Schichten mit den tatsächlich gearbeiteten Zeiten überein?
• Sind alle Urlaubs- und Sonderurlaube berücksichtigt?
• Wie viele Stunden arbeitet der Mitarbeiter?
• Welche Mitarbeiter haben Sonderregelungen bezüglich ihres Arbeitsvertrages?
• Werden Überstunden oder Wochenendarbeit anders verrechnet?
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen in den Stammdaten hinterlegt sind. Hier erspart Ihnen eine gute Vorarbeit spätere Kopfschmerzen. Fragen Sie sich:
• Sind alle Mitarbeiter eingetragen?
• Sind keine Doppelbuchungen vorhanden?
• Stimmen die Schichten mit den tatsächlich gearbeiteten Zeiten überein?
• Sind alle Urlaubs- und Sonderurlaube berücksichtigt?
• Wie viele Stunden arbeitet der Mitarbeiter?
• Welche Mitarbeiter haben Sonderregelungen bezüglich ihres Arbeitsvertrages?
• Werden Überstunden oder Wochenendarbeit anders verrechnet?
Testen Sie die Lösung vor der Einführung im Labor gründlich
So können Sie sicherstellen, dass alle Funktionen richtig funktionieren und keine Fehler auftreten;
Führen Sie die Lösung schrittweise im Labor ein
Starten Sie mit einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern und erweitern Sie den Kreis nach und nach, bis alle Mitarbeiter im Dentallabor damit arbeiten;
Halten Sie regelmäßige Schulungen für Ihre Mitarbeiter ab, damit diese die Lösung optimal nutzen können
Die meisten Fehler oder Fehlbuchungen entstehen durch fehlerhafte Nutzung der Software (wie z.B. vergessenes Einbuchen/Ausbuchen). Sprechen Sie hier auch Ihren Serviceprovider an und fragen nach Schulungsunterlagen oder Konzepten;
Überwachen Sie den Einsatz der Lösung im Labor kontinuierlich.
So können Sie schnell reagieren und gegebenenfalls die Einstellungen anpassen, um die Passgenauigkeit und Effizienz weiter zu steigern.
Auswertung der erfassten Daten
Nachdem die Personalzeiterfassung im Dentallabor erfolgreich eingeführt und verwendet wurde, ist es nun an der Zeit, die erfassten Daten auszuwerten. Dieser Prozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Angestellten ihre Arbeitszeit korrekt eingetragen haben. Es gibt mehrere Möglichkeiten, die erfassten Daten auszuwerten. Eine Möglichkeit ist es, für den ersten Monat der Einführung eine Tabelle zu erstellen, in der jeder Angestellte seine Arbeitszeit pro Tag und pro Woche aufgelistet hat. Auf diese Weise kann man schnell sehen, ob jemand seine Arbeitszeit korrekt eingetragen hat oder nicht. Wenn es Unregelmäßigkeiten gibt, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass jemand seine Arbeitszeit nicht korrekt eingetragen hat. Der Vergleich der erfassten Daten mit den tatsächlich gearbeiteten Stunden ist besonders wichtig, wenn es um Angestellte geht, die Überstunden leisten. In diesem Fall kann man schnell sehen, ob jemand seine Arbeitszeit korrekt eingetragen hat oder nicht. Wenn alle Angestellten ihre Arbeitszeit korrekt eingetragen haben und keine Unregelmäßigkeiten festgestellt werden, kann das Dentallabor sicher sein, dass das System effizient arbeitet und alle Mitarbeiter korrekt mit dem System arbeiten.
Tipps und Zusammenfassung für eine erfolgreiche Personalzeiterfassung
Die Personalzeiterfassung ist für Dentallabore unerlässlich, um den Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu behalten und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Allerdings ist sie auch ein komplexes Thema, bei dem es viele Aspekte zu beachten gibt. Um eine erfolgreiche Personalzeiterfassung im Dentallabor zu gewährleisten, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
– Zunächst muss die Software für die Zeiterfassung an die Bedürfnisse des Labors angepasst werden (Es gibt bereits Lösungen speziell für zahntechnische Betriebe die helfen können).
– Außerdem muss die Lösung an den Arbeitsbereich im zahntechnisches Labor angepasst sein. Für Mitarbeiter mit wenig Zugang zum Computer eignen sich Onlinelösungen genau so wenig wie Fingerabdruckscanner in staubiger Umgebung.
– Anschließend müssen die Mitarbeiter in die Nutzung der Software eingearbeitet und entsprechend geschult werden.
– Auch Regularien und gesetzliche Vorgaben müssen bei der Personalzeiterfassung berücksichtigt werden. Achten Sie darauf, dass es sich um eine deutsche Lösung handelt, um hier die gesetzlichen Bestimmungen zu beachten.
Wenn diese Punkte berücksichtigt werden, ist eine erfolgreiche Personalzeiterfassung im Dentallabor gewährleistet.
Zeiterfassung: Transparenz, Rechtssicherheit und Kosteneinsparung
DENTAplus® Zeiterfassung ist Ihre Kommandozentrale für sämtliche Aktivitäten rund um die Personalzeiterfassung. Erhalten Sie durch die Personalzeiterfasssung-Software jederzeit einen Überblick zu aktuellen An- und Abwesenheiten, zur Pünktlichkeit der Mitarbeiter und zum aktuellen Saldo der Arbeitszeitkonten. Die Hard- und Software von Personalzeiterfassung lassen sich beliebig für Ihre Betriebsgröße zusammenstellen.
